Mit digitalen Akten Ordnung in Büro und Verwaltung schaffen
Hand auf’s Herz: Denken Sie beim Stichwort „Akten“ auch an schwere Ordner, die sich auf Ihrem Schreibtisch türmen? Oder an die quälend lange Suche nach dem richtigen Dokument im verstaubten Aktenarchiv? Falls ja, dann sind digitale Akten Ihre Lösung für weniger Aufwand und mehr Übersicht.
Alle im Unternehmen eingehenden Dokumente werden sicher und gut geschützt im digitalen DMS-Archiv abgelegt. Das System übernimmt automatisch die Zuordnung in bereits vorhandene Akten. Neue Akten werden anhand der enthaltenen Dokumenteninformationen automatisch neu angelegt, ohne Aufwand für Sie.
Digitale Akten erleichtern Ihnen dank Volltextsuche sowie Filter- und Sortierfunktionen zudem die Suche nach Dokumenten.
Ihre Vorteile mit Digitalen Akten
Sichere
Dokumentenablage
Schützen Sie Ihre Dokumente vor unberechtigten Zugriffen von außen.
Zeitsparende
Nutzung
Suchen Sie nicht lange nach wichtigen Informationen, finden Sie diese in wenigen Sekunden.
Platzssparendes
Archiv
Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und schaffen Sie Platz in Ihrem Aktenarchiv.
Die Digitale Akte im Detail
Ihre Akten immer und überall dabei
Schwere Akten und sperrige Ordner schleppen war gestern. Mit unseren mobilen DMS-Lösungen haben Sie alle Akten und Dokumente immer mit dabei – auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Notebook. Greifen Sie über die bereitstehenden Apps (für Android und iOS) oder einfach per Internet-Browser auf die gewünschten Inhalte zu. Nicht nur auf Geschäftsreisen eine große Arbeitserleichterung, sondern auch bei der Arbeit im Homeoffice.
Zentrale und sichere Dokumentenablage
Alle Dokumente (egal welchen Formats) liegen zentral im sicheren und gut geschützten DMS-Archiv und können standortübergreifend abgerufen werden. Mit unserem GoBD- und EUDSGVO-konformen DMS-System schaffen Sie zudem die Voraussetzungen für revisionssicheres Archivieren.
Keine Kopien mehr notwendig
Ein häufiges Problem: Wohin mit der Rechnung? In die Lieferantenakte oder in die Projektakte? Im Zweifel entscheidet man sich für Kopien. Nachträgliche Vermerke gehen dann mitunter verloren oder werden nicht beachtet. Mit unseren DMS-Systemen wird ein und dasselbe Dokument allen relevanten digitalen Akten zugeordnet. Wichtige Notizen und Vermerke sind somit dauerhaft und für jeden Berechtigten verfügbar.
Hoher Schutz Ihrer Dokumente
Einmal den Aktenschrank vergessen abzuschließen und schon habe Unberechtigte Zugriff auf vertrauliche Daten. Über die Benutzer- und Rechteverwaltung im DMS-System definieren Sie, wer auf welche Akten zugreifen darf. Bei Eintritt oder Ausscheiden eines Mitarbeiters sind die Rechte mit wenigen Klicks gegeben oder entzogen.
Mehr Transparenz durch digitale Workflows
Ergänzen Sie die Ablage Ihre Dokumente in digitalen Akten mit der Abbildung digitaler Workflows. Neu eingehende Schriftstücke werden automatisch dem richtigten Mitarbeiter zugewiesen. Der Weitere Verlauf durch das Unternehmen wird vom System vorgegeben und digital umgesetzt. Dank Fristen- und Eskalationsmanagement bleibt kein Dokument länger als notwendig liegen. Dadurch reduzieren Sie die Bearbeitungsdauer und sorgen für eine höhere Transparenz.
Jetzt weitere Informationen zu unseren Digitalen Akten im DMS anfordern!
Die wichtigsten Fragen & Antworten
zu Digitalen Akten im DMS
Was sind Digitale Akten?
Antwort:
Digitale Akten sind Akten in elektronischer Form. Wie bei herkömmlichen Papierakten beinhalten sie Dokumente und Daten, die inhaltlich zusammengehören.
Warum sollte ich die Digitale Akte im Unternehmen einführen?
Antwort:
Mit digitalen Akten vereinfachen Sie die Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Unterlagen werden zentral im DMS-Archiv abgelegt und sind vor unberechtigten Zugriffen geschützt.
Benötigte Dokumente finden Sie dank Volltextsuche und Filterfunktionen schnell und einfach wieder - auch unterwegs. Alles in Allem: mit digitalen Akten sparen Sie Zeit, reduzieren Aufwand und schaffen Platz.
Benötigte Dokumente finden Sie dank Volltextsuche und Filterfunktionen schnell und einfach wieder - auch unterwegs. Alles in Allem: mit digitalen Akten sparen Sie Zeit, reduzieren Aufwand und schaffen Platz.
Welche Vorteile hat eine Digitale Akte?
Antwort:
Digitale Akten bieten Ihnen viele Vorteile. Die Wichtigsten haben wir für Sie hier aufgeschrieben:
- + weniger Aufwand in der Administration
- + Hoher Schutz der Dokumente
- + Schnelleres Finden von Daten & Dokumenten
- + leicht zu verstehen dank Anlehnung an Papierakten
- + standortübergreifend & mobil verfügbar
- + kein kopiebedingter Informationsverlust
- + höhere Transparenz
Was sollte eine Digitale Akte beinhalten?
Antwort:
Digitale Akten sollten mindestens die Dokumente beinhalten, die Sie auch einer herkömmlichen Papierakte beifügen würden. Sie unterscheiden sich gegenüber Papierakten aber in zwei Punkten:
- - Art des Inhalts: Mehr Formate z.B. Excel-Dateien, Videos oder Audioaufnahmen archivierbar.
- - Umfang des Inhalts: Digitale Akten können nie volllaufen. Ein Verteilen auf mehrere Ordner ist nicht notwendig.
Wer hat Zugriff auf Digitale Akten?
Antwort:
Den Zugriff auf digitale Akten bestimmen ganz alleine Sie. Über die Benutzer- und Rechteverwaltung kann personenindividuell hinterlegt werden, welche Dokumente über das DMS-System aufgerufen werden dürfen.
Während ein Geschäftsführer z.B. Einblick in alle digitalen Akten erhalten kann, wird Teamleitern nur den Zugriff auf teamspezifische Dokumente gewährt.
Während ein Geschäftsführer z.B. Einblick in alle digitalen Akten erhalten kann, wird Teamleitern nur den Zugriff auf teamspezifische Dokumente gewährt.
Was muss ich für die Einführung von Digitalen Akten investieren?
Antwort:
Die Höhe der notwendigen Investitionen zur Einführung von digitalen Akten hängen von diversen Faktoren ab (z.B. Anzahl der User) ab.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an.
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Gerne stehen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat zur Seite und beantworten Ihnen Ihre Fragen.
