Dokumente schützen über individuelle Zugriffsrechte
Aus unterschiedlichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Zugriffsrechte im DMS-System. So sollten beispielsweise Mitarbeiter aus der HR-Abteilung nur Personaldokumente einsehen dürfen. Um dies zu gewährleisten, verfügt unser DMS-System über eine übersichtliche, strukturierte und detaillierte Benutzer- und Rechteverwaltung. Zudem können hierüber auch die unterschiedlichen Aufgaben in den Workflows einzeln für jeden Mitarbeiter oder für einen ganzen Mitarbeiterkreis definiert werden.
Vorteile der Benutzer- und Rechteverwaltung
Hoher
Dokumentenschutz
Schützen Sie Ihre Dokumente vor unberechtigten Zugriffen von außen.
Einfache
Rechtevergabe
Erteilen Sie mit wenigen Klicks die benötigten Rechte
Strukturiertes
Berechtigungskonzept
Die Benutzer- und Rechteverwaltung im Detail
Alle Dokumente gut geschützt
Im revisionssicheren DMS-Archiv sind alle Dokumente GOBD-konform gespeichert und geschützt vor unberechtigten Zugriffen von außen.
Sicherheit für die Benutzer
DMS-Nutzer erhalten nur Zugriff auf für sie relevante Dokumente. Zudem bietet die revisionssichere Dokumentation die Möglichkeit, unbeabsichtigte Änderungen am Dokument nachzuverfolgen.
Einfache Rechtevergabe spart Zeit
Nutzer, Gruppen und Berechtigungen sind schnell angelegt oder geändert. Ihre Mitarbeiter können somit schnell im Unternehmen durchstarten oder neue Aufgaben übernehmen, ohne langes Warten auf Zugriffsrechte.
EU-DSGVO-konformer Zugriff
Durch die strukturierte und detaillierte Berechtigungsverwaltung erhalten nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die entsprechenden Dokumente. Dies unterstützt Sie bei der Erfüllung der EUDSGVO-Vorgaben.
Struktruierte Prozesse
Über die Benutzerverwaltung definieren Sie zusätzlich die Aufgaben innerhalb digitaler Workflows für einzelne Nutzer oder gleich für ganze Nutzergruppen. Verleihen Sie den Prozessen die notwendige Struktur in der Durchführung.
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Aufbau der Benutzer- und Rechteverwaltung im DMS
Benutzer
Jeder DMS-User bekommt einen individuellen Nutzerzugang. Dadurch können Aufgaben individuell vergeben und die Aktionen im DMS userspezifisch protokolliert werden.
Benutzergruppe
Die Benutzer werden den Benutzergruppen zugewiesen. Berechtigungen innerhalb des DMS werden auf Gruppenebene erteilt. Das spart Zeit und Aufwand bei der Verwaltung.
Berechtigungen
Über Berechtigungen wird auf Gruppenebene z.B. definiert, welche Möglichkeiten die entsprechende Gruppe im DMS hat und in welche Workflowaufgaben ihr zugewiesen sind.
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