Belegerkennung im DMS
Gestalten Sie den Arbeitsalltag einfacher und effizienter
Mit der Belegerkennung im DMS Routineaufgaben automatisieren
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und mehr – Unternehmen erhalten täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Schriftstücke. Diese müssen gesichtet und weiterverarbeitet werden. Noch immer geschieht das häufig manuell. Dabei fallen in der Regel immer die gleichen Arbeitsschritte an.
Mit der Belegerkennung in unseren DMS-Lösungen lassen sich diese Routineaufgaben effizient automatisieren. So bleibt Ihnen mehr Zeit, um sich auf die wichtigen Aufgaben bei Ihrer Arbeit zu fokussieren.
Belegerkennung - Ihre Vorteile
Zeit sparen
Routineaufgaben werden automatisiert vom System ausgeführt. Schnell, zuverlässig und sicher.
Fehler vermeiden
Die Belegerkennung übernimmt die Belegdaten direkt aus dem Dokument und prüft diese auf Plausibilität.
Daten übergeben
Die aus dem Dokument ausgelesenen Daten stehen auch angebundenen Drittsystemen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Belegerkennung im Detail
Einfaches Einscannen & Ablegen
Schon beim Scannen der Schriftstücke erleichtert die Belegerkennung die Arbeit. Anstatt Dokumente einzeln einscannen zu müssen, können Seiten mehrerer Schreiben als ganzer Stapel eingelesen werden. Ein passendes Trennelement (z.B. Barcode) zeigt der Belegerkennung an, wo ein neues Schriftstück beginnt. Das System trennt im Anschluss die Dokumente entsprechend und legt diese als einzelne Dokumente im DMS ab.
Vom Bild zum Text per OCR
Gescannte Dokumente liegen zunächst als eine Art Bild-Datei vor. Im Gegensatz zu z.B. PDF-Dateien oder E-Mails können bei diesen Schreiben noch keine Daten ausgelesen werden. Um dies zu ändern, kommt die in der Belegerkennung integrierte OCR (Optical Character Recogniction) zum Einsatz. Die OCR erkennt den auf den Schriftstücken befindlichen Text und wandelt die Dateien in ein maschinenlesbares Format um. Grundvoraussetzung für die Belegerkennung.
Schnell & einfach Daten auslesen
Mit der Belegerkennung unserer DMS-Lösungen lassen sich sowohl Kopf- als auch Positionsdaten auslesen und automatisch weiterverarbeiten. Dadurch entfällt die mühsame Verschlagwortung per Hand, bei der es nicht selten zu Fehlern kommt. Zahlen- oder Buchstabendreher, abgeschnittene Nummern oder falsche Angaben gehören mit der Belegerkennung der Vergangenheit an. Die Erkennung kann dabei als Freiformerkennung erfolgen, bei der die relevanten Daten ausgelesen werden, unabhängig von Ihrer Position auf dem Dokument.
Reibungsloser Datenaustausch
Durch die offenen Schnittstellen unserer DMS-Lösungen können die von der Belegerkennung ausgelesenen Daten auch in anderen Systemen verwendet werden. Rechnungsdaten inklusive passender Buchungsvorschläge können z.B. nach erfolgreichem Freigabeprozess (digitale Rechnungsverarbeitung im DMS) an die Buchhaltungssoftware übergeben werden. Ebenso ist auch der Datenimport von anderen Systemen (z.B. ERP) ins DMS möglich. Dadurch lassen sich fehlende Angaben auf Grundlage der auf den Schriftstücken erkannten Daten ergänzen und für die weitere Verarbeitung nutzen.
Daten automatisch abgleichen
Mit der Belegerkennung in unseren DMS-Lösungen lassen sich Daten aus zwei oder mehreren Dokumenten abgleichen. So können z.B. die Angaben auf Rechnungen mit den Daten auf den dazugehörigen Lieferscheinen verglichen werden. Bei Unstimmigkeiten wird automatisch der Rechnungsempfänger zur weiteren Prüfung informiert.
Manuelle Prüfung oder vollautomatisiert
Sie entscheiden, inwieweit eine Automatisierung erfolgt und an welchen Stellen Sie selbst nochmal Daten überprüfen möchten. Das DMS-System wird individuell auf Ihre Wünsche und Anforderungen eingerichtet.
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Gerne stehen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat zur Seite und beantworten Ihnen Ihre Fragen.
